Guide d'installation · HubSpot
Connecter HubSpot à Bloom IA
De zéro à vos premiers appels synchronisés : préparez HubSpot, connectez-le, puis choisissez vos règles.
Installer
Avant de commencer
Deux vérifications de chaque côté, et la plupart des blocages sont évités.
Dans Bloom IA
- Vous êtes propriétaire ou administrateur de l'organisation.
- L'organisation a une offre payante ou un essai en cours.
Dans HubSpot
- Vous êtes super administrateur, ou vous avez au moins les droits d'écriture des contacts et de modification des propriétés. Sinon, HubSpot refuse l'installation.
- Le compte n'est relié à aucune autre organisation Bloom IA.
La version gratuite de HubSpot suffit : tout le parcours y a été vérifié.
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Préparer HubSpot
Se fait dans
HubSpot
Une seule fois, un administrateur crée la propriété Bloom record key sur les appels, puis sur les réunions. Elle garantit qu'un échange n'est jamais synchronisé deux fois. HubSpot ne laisse pas une app la créer elle-même.
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Ouvrez les propriétés des appels
Ouvrez Paramètres › Gestion des données › Propriétés, puis l'objet Appels.
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Créez la propriété
Cliquez sur Créer une propriété, puis saisissez le libellé et le type indiqués.
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Exigez des valeurs uniques
Cochez Des valeurs uniques sont nécessaires pour cette propriété, puis cliquez sur Créer.
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Recommencez pour les réunions
Mêmes étapes, sur l'objet Réunions.
Cochez la case avant de créer
Elle ne peut plus être cochée ensuite, et HubSpot garde pour toujours le nom d'une propriété créée sans elle. Si c'est arrivé, ne supprimez rien : créez Bloom record key 2 (puis 3…), case cochée. Bloom IA la reconnaît.
Déjà connecté sans avoir préparé ?
Aucun problème : pour chaque objet, Bloom IA affiche le libellé exact et un bouton qui ouvre le panneau de création dans HubSpot. Créez la propriété, puis cliquez sur « Relancer la connexion ».
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Connecter HubSpot
Se fait dans
Bloom IA
HubSpot
La connexion installe l'app Bloom IA dans votre compte HubSpot.
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Ouvrez Intégrations
Bloom IA
HubSpot
Dans votre tableau de bord, ouvrez la section Intégrations.
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Cliquez sur Connecter HubSpot
Bloom IA
HubSpot
HubSpot s'ouvre dans la même fenêtre.
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Autorisez Bloom IA
Bloom IA
HubSpot
Connectez-vous en super administrateur, choisissez le compte à relier, relisez les accès demandés, puis validez.
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Vérifiez la connexion
Bloom IA
HubSpot
Vous revenez dans Bloom IA : la connexion affiche Connecté et le nom du compte HubSpot.
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Vérifiez vos commerciaux
Bloom IA
HubSpot
Dans Commerciaux et utilisateurs HubSpot, chacun est relié à son utilisateur HubSpot par courriel. Reliez à la main ceux qui restent.
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Choisissez vos règles
Bloom IA
HubSpot
Ce qui part vers HubSpot, et ce qui se passe quand une information manque : c'est l'étape suivante.
Seuls les appels et réunions qui ont lieu après la connexion sont synchronisés. L'historique reste dans Bloom IA.
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Définir les règles
Se fait dans
Bloom IA
Cinq réglages, dans la carte Règles de la section Intégrations. Seuls les propriétaires et administrateurs peuvent les modifier.
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Synchroniser les appels
Chaque appel décroché devient une activité Appel, avec son récap.
Par défaut Activé
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Synchroniser les réunions
Chaque réunion enregistrée dans Bloom IA devient une activité Réunion, avec son récap. Une réunion sans numéro de téléphone reste dans Bloom IA.
Par défaut Activé
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Synchroniser aussi les appels non décrochés
Garde une trace de chaque appel resté sans réponse. Seulement si les appels sont synchronisés.
Par défaut Désactivé
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Commercial non relié à HubSpot
Garder ses appels en attente, ou les attribuer à la personne qui a connecté HubSpot.
Par défaut En attente
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Numéro absent de HubSpot
Demander au commercial de choisir le contact, ou créer le contact dans HubSpot.
Par défaut Le commercial choisit
Qui peut choisir un contact ?
Les propriétaires et administrateurs traitent toute la file. Un commercial peut aussi choisir le contact d'un de ses propres appels bloqués.
Comprendre
Comment Bloom IA trouve le bon contact
Par le numéro de téléphone : Bloom IA le cherche dans le champ téléphone normalisé de HubSpot, puis rattache l'activité au contact trouvé et à l'utilisateur HubSpot du commercial.
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Le commercial, par son courriel
Chaque commercial est relié à son utilisateur HubSpot par son adresse courriel. Un administrateur relie à la main ceux qui ne le sont pas, dans la carte Règles.
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Le contact, par son numéro
Un numéro trouvé une fois reste associé à son contact. Vous pouvez réinitialiser ce lien à tout moment.
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En cas de doute, Bloom IA demande
Quand plusieurs contacts partagent un numéro, ou qu'un numéro est inconnu, l'échange attend dans « À traiter » qu'une personne choisisse, au lieu de deviner.
Comprendre
Ce que Bloom IA crée dans HubSpot
Tout ce que Bloom IA écrit dans votre compte HubSpot. Rien d'autre.
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Une activité Appel
Pour chaque appel synchronisé, liée au contact et à l'utilisateur HubSpot du commercial : sens, date, durée, numéros appelant et appelé, et le récap.
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Une activité Réunion
Pour chaque réunion synchronisée, liée au contact et à l'utilisateur HubSpot du commercial : titre, heure de début et de fin, issue « terminée », et le récap.
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Le récap, dans la note
Déroulé chronologique (cinq moments clés au plus), sujets clés, prochaines étapes en texte, et indicateur « rendez-vous pris ».
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Un contact, si vous l'autorisez
Uniquement quand la règle « Numéro absent de HubSpot » vaut Créer le contact, et après une recherche du numéro dans HubSpot.
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La propriété Bloom record key sur les contacts
Bloom IA la crée lui-même, une seule fois, à valeurs uniques. Sa valeur n'est posée que sur les contacts que Bloom IA crée.
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Une suppression, si vous supprimez l'appel
Un appel supprimé à la main dans Bloom IA voit son activité supprimée aussi dans HubSpot.
Rien d'autre ne quitte Bloom IA : ni enregistrement, ni transcription, ni scores. Bloom IA ne crée ni transactions ni tâches HubSpot, et ne modifie aucun champ de vos contacts existants.
Ne touchez pas aux trois propriétés
Ne supprimez et ne modifiez aucune des trois propriétés Bloom record key, sur les appels, les réunions et les contacts : ce sont elles qui empêchent les doublons.
Comprendre
Les accès demandés
L'écran d'autorisation de HubSpot les liste. Voici à quoi chacun sert.
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Contacts (lecture, écriture)
Trouver le contact d'un numéro, y rattacher les activités et, si vous l'autorisez, créer un contact.
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Propriétaires (lecture)
Retrouver l'utilisateur HubSpot de chaque commercial.
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Schéma des contacts (écriture)
Créer la propriété Bloom record key des contacts, une seule fois.
Bloom IA ne lit que ce qu'il faut pour fonctionner : retrouver le bon contact et le bon commercial, et vérifier ses propres enregistrements. Le nom d'un contact est affiché dans le sélecteur, jamais stocké.
Dépanner et gérer
Si un appel n'arrive pas dans HubSpot
Se fait dans
Bloom IA
Un appel bloqué apparaît dans la carte À traiter de la section Intégrations, avec sa raison et un bouton. Corrigez la cause, puis réessayez : rien n'est créé en double, rien ne se perd. Ouvrez ci-dessous le message affiché pour savoir quoi faire.
Dans la carte « À traiter »
Bouton dans Bloom IA Trouver le contact
Que faire Choisissez le contact en le cherchant par nom, ou autorisez Bloom IA à créer les contacts inconnus dans les Règles.
Bouton dans Bloom IA Trouver le contact
Que faire Choisissez le bon contact : Bloom IA ne devine jamais entre deux fiches.
Bouton dans Bloom IA Trouver le contact
Que faire Choisissez le contact vous-même, en le cherchant par nom.
Bouton dans Bloom IA Relier le commercial
Que faire Reliez-le à son utilisateur HubSpot, ou changez la règle « Commercial non relié à HubSpot ».
Bouton dans Bloom IA Réessayer
Que faire Rendez au compte connecté les droits sur les contacts, puis réessayez.
Bouton dans Bloom IA Réessayer
Que faire Une règle de validation de votre compte HubSpot refuse l'activité : ajustez-la, puis réessayez.
Bouton dans Bloom IA Réessayer
Que faire Réessayez. Si l'échec persiste, contactez-nous avec la date de l'appel.
Bouton dans Bloom IA Arrêter la surveillance
Que faire Rien à faire : Bloom IA vérifie la suppression. Arrêtez la surveillance seulement si vous avez déjà supprimé l'activité vous-même.
À la connexion
Pourquoi La propriété Bloom record key manque sur les appels ou les réunions.
Que faire Créez-la avec le bouton de chaque objet, puis cliquez sur « Relancer la connexion ».
Pourquoi Le compte qui a validé ne peut pas écrire les contacts ou gérer les propriétés.
Que faire Recommencez avec un super administrateur HubSpot.
Pourquoi Un compte HubSpot ne peut être relié qu'à une seule organisation Bloom IA.
Que faire Choisissez un autre compte HubSpot, ou déconnectez-le d'abord de l'autre organisation.
Pourquoi Une reconnexion doit viser le compte HubSpot déjà relié.
Que faire Relancez la connexion et choisissez ce compte sur l'écran de HubSpot.
Pourquoi Une organisation ne connecte qu'un CRM à la fois.
Que faire Déconnectez le CRM actuel, puis connectez HubSpot.
Pourquoi Votre rôle dans Bloom IA ne permet pas de connecter un CRM.
Que faire Demandez à un propriétaire ou à un administrateur de s'en charger.
Pourquoi Votre organisation n'a ni offre payante active ni essai en cours, ou l'intégration y a été désactivée.
Que faire Contactez-nous.
Pourquoi L'app Bloom IA a été désinstallée de HubSpot, ou son accès a expiré. Bloom IA vous prévient aussi par courriel.
Que faire Cliquez sur Reconnecter HubSpot dans les 30 jours, avec le même compte HubSpot.
Pourquoi La reconnexion n'a pas eu lieu dans les 30 jours.
Que faire Connectez HubSpot à nouveau. La synchronisation repart de ce moment : les appels de la coupure ne seront pas envoyés.
Dépanner et gérer
Déconnecter HubSpot
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Depuis Bloom IA
Section Intégrations, puis Déconnecter. Bloom IA cesse de synchroniser et oublie son accès. Les activités déjà créées restent dans HubSpot, et les opérations encore en attente sont abandonnées, y compris les suppressions que Bloom IA surveillait.
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Depuis HubSpot
Si l'app est désinstallée de HubSpot, Bloom IA affiche Reconnexion requise et vous prévient par courriel. Les appels sont gardés 30 jours : reconnectez-vous avant, avec le même compte, pour qu'ils partent.
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Si vous reconnectez plus tard
Après une déconnexion, la synchronisation repart du moment de la reconnexion. Les appels et réunions de la coupure ne sont jamais envoyés, et la reconnexion doit se faire avec le même compte HubSpot.
Une question sur votre installation ?
Notre équipe vous aide à connecter HubSpot et à définir vos règles.